Được đưa vào sử dụng đầu tiên vào năm 2011, sau 7 năm, hóa đơn điện tử đã chứng minh được những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử là một trong những loại hóa đơn được cấp mã xác thực hay còn gọi là chuỗi ký tự được mã hóa, được cung cấp bởi hệ thống xác thực của Tổng cục Thuế dựa trên những thông tin hóa đơn của doanh nghiệp.
5 lợi ích bất ngờ khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử đang dần dần được sử dụng rộng rãi thay cho hóa đơn giấy. Theo chủ trương của Thủ tướng tại Chỉ thị 07/CT-TTg ngày 5/3/2018, trong năm 2018 sẽ triển khai sử dụng hóa đơn điện tử rộng rãi trên cả nước.
Mới đây, Bộ Tài chính cũng đã ra Quyết định 526/QĐ-BTC cho phép thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế tại Đà Nẵng, thay vì chỉ Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh như trước.
Vậy, những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
1. Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn
Nếu như với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian và chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… trong khi với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử.
Như vậy, theo ước tính, chi phí của hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
2. Giảm thời gian giao – nhận hóa đơn
Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện.
Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.
3. Không lo bị thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác.
Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt đến 08 triệu đồng.
4. Có độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả.
Đáng chú ý, hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
5. Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định của Thông tư 30/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.
Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.
Hóa đơn Điện tử EVAT
Do Công ty TNHH Giải Pháp Hóa Đơn Điện Tử phát triển mang đến sự TỐI ƯU cho việc TẠO LẬP, XUẤT Hóa Đơn Điện Tử VÀ QUẢN LÝ Hóa đơn trực tuyến.
EVAT mang đến doanh nghiệp sự tiện lợi khi sử dụng hệ thống
Mới đây, Bộ Tài chính cũng đã ra Quyết định 526/QĐ-BTC cho phép thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế tại Đà Nẵng, thay vì chỉ Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh như trước.
Vậy, những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
1. Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn
Nếu như với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian và chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… trong khi với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử.
Như vậy, theo ước tính, chi phí của hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
2. Giảm thời gian giao – nhận hóa đơn
Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện.
Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.
3. Không lo bị thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác.
Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt đến 08 triệu đồng.
4. Có độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả.
Đáng chú ý, hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
5. Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định của Thông tư 30/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.
Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.
Hóa đơn Điện tử EVAT
Do Công ty TNHH Giải Pháp Hóa Đơn Điện Tử phát triển mang đến sự TỐI ƯU cho việc TẠO LẬP, XUẤT Hóa Đơn Điện Tử VÀ QUẢN LÝ Hóa đơn trực tuyến.
EVAT mang đến doanh nghiệp sự tiện lợi khi sử dụng hệ thống
- Nhập thông tin khách hàng, tên hàng hóa dịch vụ, số tiền...
- Bấm nút phát hành là bạn đã có một Hóa đơn Điện tử.
- Khách hàng của bạn sẽ nhận được Hóa đơn Điện tử qua Tin nhắn, Email, và có thể xem được trên điện thoại, máy tính...
- Bạn có thể xuất từng hóa đơn hoặc xuất cùng lúc nhiều hóa đơn.
EVAT cung cấp toàn diện chức năng lập & Phát hành hóa đơn điện tử
- Tạo mẫu, ký hiệu hóa đơn: Mẫu hóa đơn điện tử theo yêu cầu của khách hàng, Logo, hình nền, và bố cục nội dung trình bày hóa đơn.
- Lập hóa đơn: Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, lập hóa đơn nhanh chóng. Gợi ý sản phẩm từ hóa đơn trước đó.
- Ký điện tử: Sử dụng chứng thư số (PKI Token) có sẵn của doanh nghiệp, Tốc độ ký nhanh, chuẩn XML tổng cục thuế.
- Phát hành hóa đơn: Nhanh chóng phát hành hóa đơn đã ký thông qua gửi thông tin hóa đơn, có file đính kèm (XML, và Html).
- Nhập xuất Excel: Chức năng Import thông tin xuất hóa đơn từ file Excel, xuất file CSV nhanh chóng.
- Dễ dàng cài đặt sử dụng: Rất dễ sử dụng, cho phép xuất hóa đơn GTGT cho nhiều loại hình kinh doanh, dịch vụ hàng hóa…